Офис-менеджер / ассистент менеджера

Описание

Оплата работы : 200 000 Обязанности: Подготовка и организация работы офиса: — проверка офисного оборудования (компьютеров, факсимильных аппаратов, телефонов, принтеров и др.) на предмет определения готовности к эксплуатации, проверяет санитарные условия работы в помещениях офиса, контроль за соблюдением норм противопожарной, санитарно-эпидемиологической безопасности во время работы организации; — обеспечение офиса и склада канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями — обеспечения чистоты и порядка в офисе организации. — входящая и исходящая корреспонденция — организация проведения телефонных переговоров руководителя, запись в его отсутствие полученной информации — по поручению руководителя составлять письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем — работа по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний, контроль за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя организации, взятых на контроль, Ведение делопроизводства: - регистрация и учет входящей и исходящей документации. - получение и рассылка электронной почты. Контроль доставки почты для организации с отделения связи и доставку почты организации в отделения связи. - выполнение отдельных служебных поручений директора и заместителя директора организации. Ведение amoCRM: - вовремя переводить сделки по этапам воронки, крепить файлы, заполнять карточки клиентов, следить, чтобы в базе не было «забытых» задач. Оформление документов: -оперативно формировать коммерческие предложения (по готовым спецификациям), выставлять счета, готовить договоры купли-продажи и поставки оборудования. Контроль оплаты отслеживать поступление денег по счетам, запрашивать у клиентов акты приема-передачи и накладные. Координировать логистику: передавать спецификации отопительного оборудования на склад или поставщикам, согласовывать даты отгрузки и доставки на объекты клиентов. – Опыт работы не имеет значения: мы готовы всему научить с нуля, если у вас горят глаза и вы хотите развиваться. – Базовое владение ПК: вы уверенно пользуетесь браузером, мессенджерами, текстовыми редакторами и можете быстро разобраться в новых программах (Google Таблицы, amoCRM). – Внимательность: вы способны без ошибок перенести сложные названия (модели котлов, диаметры труб, бренды радиаторов) из сметы менеджера в счет для клиента. – Любовь к порядку и системность: вас искренне радует, когда все документы разложены по папкам, а задачи выполняются вовремя. – Высокая скорость работы: вы не откладываете задачи «на потом» и умеете оперативно переключаться между ними Мы предлагаем График работы 5/2, с 9.00 - 18.00ч. Современный офис в центре города. Стабильную заработную плату; Работу в стабильной компании на постоянной основе и уверенность в завтрашнем дне; Команду профессионалов, по-настоящему любящих свою работу. Ключевые навыки Обеспечение жизнедеятельности офиса исполнение поручений руководителя Закупка товаров и услуг Документооборот Деловая переписка Прием и распределение звонков Google Таблицы amoCRM