Офис-менеджер

Описание

Должностные обязанности офис-менеджера Офис-менеджер выполняет следующие должностные обязанности: – Принимает, регистрирует и передает генеральному директору и сотрудникам организации служебную информацию и корреспонденцию. – Осуществляет телефонные переговоры и взаимодействие с сотрудниками, клиентами, партнерами и иными лицами с использованием телефонной связи и других средств коммуникации. – Организует и ведет документооборот организации, осуществляет регистрацию, учет и хранение входящей и исходящей корреспонденции, а также обеспечивает архивирование документов в установленном порядке. – Выполняет копировальные, печатные и иные технические работы с документами по поручению генерального директора. – Подготавливает проекты писем, запросов и иных документов, связанных с деятельностью организации. – Вносит и актуализирует информацию в базах данных организации. – Организует подготовку заседаний и совещаний с участием генерального директора. – Обеспечивает организационную и техническую подготовку мероприятий, своевременно информирует участников о дате, времени, месте проведения и повестке дня. – Обеспечивает организацию канцелярскими принадлежностями, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для ее деятельности. Осуществляет прием, учет, хранение и выдачу указанных материальных ценностей. – Организует встречи и служебные командировки сотрудников в пределах предоставленных полномочий, в том числе осуществляет бронирование и приобретение проездных документов, а также бронирование мест проживания и помещений для проведения деловых мероприятий. – Контролирует техническое состояние офисной оргтехники и средств связи, своевременно информирует ответственное лицо о выявленных неисправностях. – Организует проведение ремонтных работ и технического обслуживания офисного оборудования, взаимодействует с соответствующими специалистами и сервисными организациями. – Организует прием посетителей, обеспечивает их информирование и направление к соответствующим сотрудникам организации. – Предоставляет посетителям, сотрудникам и иным заинтересованным лицам информацию и консультации по вопросам, входящим в его компетенцию. – Выполняет иные служебные поручения генерального директора в пределах своей компетенции и трудовых обязанностей.