Координатор коммерческого отдела

Сипаттама

GATIN group | Актау GATIN group — группа компаний в сфере дорожного строительства, производства нерудных материалов, транспорта и аренды спецтехники в Мангистауской области. Компания располагает собственными производственными мощностями и парком около 200 единиц строительной и специальной техники. Ищем Координатора коммерческого отдела, который будет отвечать за сопровождение коммерческого процесса компании: от входящей заявки и коммерческого предложения до договора, возврата закрывающих документов и получения оплаты. Также в зоне ответственности координатора находится организация и контроль тендерного направления. В его непосредственном подчинении работает Специалист по тендерному сопровождению и развитию. Нам нужен не просто сотрудник по документообороту, а самостоятельный человек, который умеет работать с корпоративными клиентами, контролировать процессы и доводить каждый вопрос до результата. Основные обязанности 1. Работа с входящими заявками и клиентами – Принимать и обрабатывать входящие заявки клиентов. – Регистрировать все заявки в Bitrix24 и вести их по действующей воронке. – Контролировать актуальный статус каждой заявки, следующий шаг и срок. – Работать с действующими прайс-листами и ориентирами стоимости компании. – Уточнять актуальную стоимость услуг и продукции с учётом объёма, срока аренды и условий заказа. – Самостоятельно вести коммерческий диалог с клиентом в пределах предоставленных полномочий. – При необходимости согласовывать нестандартную стоимость и дополнительные коммерческие условия с руководителем. – Самостоятельно готовить коммерческие предложения. – После отправки КП получать обратную связь от клиента, отрабатывать возникающие вопросы и доводить заявку до договора либо до понятного решения клиента. – Не допускать ситуаций, когда коммерческое предложение отправлено, а дальнейшая работа с клиентом не ведётся. 2. Работа с ценой По основным направлениям компании действуют прайс-листы и ориентиры стоимости. Координатор: – самостоятельно работает с действующими ценами; – понимает, когда цена является стандартной, а когда требует дополнительного согласования; – имеет определённые полномочия для предоставления клиенту небольшой скидки; – при необходимости оперативно уточняет стоимость у руководителя и возвращается к клиенту с окончательным предложением. Самостоятельный расчёт сложной производственной себестоимости строительных работ, производства либо эксплуатации техники с нуля не требуется. 3. Договорная работа – Самостоятельно готовить договоры. – Вносить в договоры согласованные цены, объёмы, сроки, реквизиты и другие коммерческие условия. – Вести согласование договоров с заказчиками. – Контролировать своевременное подписание договоров. – Контролировать наличие полного комплекта документов. – Сканировать и систематизировать подписанные документы. – Обеспечивать правильное хранение договорной и коммерческой документации. – Вести актуальный реестр договоров. 4. АВР и закрывающие документы – Вести контроль выставленных АВР, накладных и других закрывающих документов. – Полностью курировать подписание и возврат АВР и других закрывающих документов от заказчиков. – Контролировать, у кого находится каждый документ. – Понимать причину задержки и ожидаемый срок возврата. – Добиваться своевременного возврата подписанных документов. – Вести актуальный реестр АВР и закрывающих документов. По каждому документу должен быть понятен: статус → у кого находится → причина задержки → следующий шаг → срок возврата. 5. Дебиторская задолженность и взыскание Координатор является ответственным лицом за процесс взыскания дебиторской задолженности. В обязанности входит: – ведение актуального реестра дебиторской задолженности; – контроль сроков оплаты по каждому заказчику; – своевременная работа с возникшей просроченной задолженностью; – самостоятельные переговоры с клиентами по оплате; – получение от клиента конкретных сроков и обязательств по оплате; – контроль выполнения договорённостей; – досудебная работа с должниками. Если получить оплату путём переговоров не удаётся, координатор: – определяет следующий способ взыскания; – обращается к нотариусу либо подбирает привлечённого юриста/юридическую компанию; – получает стоимость и условия работы; – согласовывает расходы с руководителем; – формирует и передаёт необходимый комплект документов; – контролирует дальнейшую работу по взысканию задолженности до результата. Координатор не обязан самостоятельно представлять компанию в суде как юрист, однако организация и контроль всего процесса взыскания остаются его ответственностью. 6. Тендерное направление В непосредственном подчинении координатора находится Специалист по тендерному сопровождению и развитию. Координатор отвечает за организацию и контроль тендерного направления компании. В его задачи входит: – постановка задач специалисту по тендерному сопровождению; – контроль поиска перспективных тендеров, конкурсов и закупок; – контроль анализа новых тендерных площадок и потенциальных заказчиков; – контроль регистрации компании на перспективных площадках; – контроль прохождения преквалификаций; – контроль сроков подготовки и подачи тендерных заявок; – контроль комплектности тендерной документации; – контроль отсутствия отклонений заявок по формальным причинам; – организация получения необходимых документов и исходных данных от других подразделений компании; – контроль актуальности лицензий, сертификатов и других разрешительных документов; – контроль ведения тендерного реестра и фиксации работы в Bitrix24; – своевременное вынесение руководителю перспективных тендеров для принятия решения об участии и согласования ключевых коммерческих условий; – контроль результатов участия в тендерах. Непосредственную работу на тендерных площадках, подготовку пакета, загрузку документов и подачу заявок выполняет Специалист по тендерному сопровождению и развитию. Координатор отвечает за то, чтобы тендерное направление работало системно и ни один перспективный конкурс не был потерян из-за отсутствия контроля, пропущенного срока или формальной ошибки. 7. Отчётность и контроль Еженедельно предоставлять руководителю актуальную информацию по: – входящим заявкам; – коммерческим предложениям; – договорам; – АВР и закрывающим документам; – оплатам; – дебиторской задолженности; – взысканию задолженности; – текущим и перспективным тендерам. По каждому активному вопросу должны быть понятны: текущий статус → следующий шаг → ответственный → срок. Условия – Место работы: Актау. – График: 5/2. – Официальное трудоустройство. – Прямое подчинение руководителю группы компаний. – В непосредственном подчинении — Специалист по тендерному сопровождению и развитию. – Фиксированный оклад — 350 000 ₸ на руки. – Испытательный срок — 1 месяц. – В течение первого месяца выплачивается фиксированный оклад 350 000 ₸ на руки. – Начиная со второго месяца работы дополнительно начисляется ежемесячный KPI — до 150 000 ₸. Совокупный ежемесячный доход после испытательного срока — до 500 000 ₸ на руки. –