Помощник/Ассистент руководителя
≈ 290 175 ₸ примерно на руки (если в вакансии оклад до вычетов) · калькулятор зарплаты
Описание
Обязанности: – обеспечивает подготовку и организацию работы офиса; – осуществляет руководство организацией рабочих мест персонала офиса; – организует проверку офисного оборудования (компьютеров, факсимильных аппаратов, телефонов, копировальных машин) на предмет определения готовности к эксплуатации; – проверяет санитарные условия работы в помещениях офиса (освещение, вентиляцию и температурный режим); – организует подготовку документов, материалов, информации, необходимых для начала работы офиса и текущего решения задач, поставленных перед персоналом офиса; – обеспечивает работников офиса визитными карточками (бейджами); – осуществляет работу секретаря по ведению телефонных переговоров (прием входящих звонков, управление исходящими звонками, переадресация звонков, прием и отправка телефонограмм); – вносит на рассмотрение руководителя организации предложения по улучшению работы офиса и организации в целом; – осуществляет контроль за соблюдением работниками офиса установленных стандартов одежды и офисного внешнего вида; – разрабатывает и ведет бюджет расходов на офисные нужды; – организует обеспечение офиса канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса (анализирует и определяет потребности в материально-техническом обеспечении и обслуживании офиса, составляет планы на канцтовары, расходные материалы, проверяет наличие канцтоваров и расходных материалов, анализирует предложения, структуру цен, системы скидок, обеспечивает размещение заказа у поставщиков, заключает договоры); – организует платежи за поставленные канцтовары, расходные материалы и иные товарно-материальные ценности, необходимые в работе офиса; – организует приемку и учет канцтоваров, расходных материалов и иных товарно-материальных ценностей; – обеспечивает хранение канцтоваров, расходных материалов и иных товарно-материальных ценностей, необходимых для работы офиса, организует учет и выдачу предметов и средств труда работникам офиса; – организует использование в работе офисной оргтехники (компьютеров, принтеров, факсимильных аппаратов, телефонов, мини-автоматической телефонной станции, копировальных машин, диктофонов), осуществляет контроль за надлежащим состоянием офисного оборудования, коммуникаций, при выявлении неисправностей офисной оргтехники и иного оборудования вызывает специалистов для проведения ремонтных работ и иных видов технического обслуживания; – организует встречу, прием, регистрацию и необходимое обслуживание визитеров, гостей, делегаций, клиентов, партнеров, прием визитных карточек, анализ их содержания, их хранение, материально-техническое обеспечение переговоров, презентаций, совещаний, конференций, семинаров и иных мероприятий; – организует и проводит деловые переговоры (планирует деловые встречи, определяет линию деловых переговоров, управляет переговорами с соблюдением порядка этикета и протокола, организует документальное оформление переговоров, анализирует результаты деловой встречи); – координирует работы по ведению делопроизводства (оформлению, регистрации, прохождению, хранению и извлечению документации в соответствии со стандартами делопроизводства), организует документооборот офиса, ведет деловую переписку; – осуществляет инвентаризацию хозяйства офиса; следит за бесперебойной поставкой бойлерной воды, офисной бумаги, молока, сахара и чая для сотрудников и посетителей, – координирует завершение работы офиса и подготовки к новому рабочему дню (приведение в порядок рабочих мест, отключение офисного оборудования, в том числе освещения, активирование систем охранной сигнализации); – Административная поддержка – Ведение документации по выполненным работам, учёт сервисных заявок. – Подготовка и составление отчётов для руководства. – Ведение базы данных клиентов и заказов. – Управление инвентаризацией – Контроль за состоянием и учётом оборудования, инструментов и запасных частей, используемых в сервисном процессе. – Ведение учёта материалов и комплектующих, заказ необходимых ресурсов. Требования: – должен профессионально владеть персональным компьютером, знать программы Excel, Word, Power Point, Internet Explorer, Outlook. – Грамотная устная и письменная речь; – Личные качества: ответственность, высокий уровень самостоятельности; – Работа с договорами и документацией; Условия: - заработная плата от 350 000 до 400 000 тенге (на руки); - пятидневка с 09:00 до 18:00 (суббота и воскресенье - выходные дни); - отпуск 24 календарных дня; - официальное трудоустройство; - офис: ул. Абая 151, БЦ «Алатау», Офис 302
Требования
должен профессионально владеть персональным компьютером, знать программы Excel, Word, Power Point, Internet Explorer, Outlook. – Грамотная устная и письменная речь; – Личные качества: ответственность, высокий уровень самостоятельности; – Работа с договорами и документацией;