Специалист по архивам
≈ 230 775 ₸ примерно на руки (если в вакансии оклад до вычетов) · калькулятор зарплаты
Описание
В этой роли вы будете отвечать за порядок, полноту и правильность хранения документов, связанных с доставкой и движением товара. Основная задача — проверять архивы учетных групп, транспортной логистики и торговых команд, сопоставлять документы с реестрами, контролировать наличие необходимых печатей и подписей и своевременно сообщать ответственным сотрудникам о выявленных нарушениях. Это работа для внимательного и организованного человека, который спокойно работает с большим объемом бумажных документов и умеет замечать даже небольшие несоответствия. Вам не нужно самостоятельно заниматься доставкой или оформлять документы вместо ответственных сотрудников. Ваша основная задача - проверить уже сформированный архив, убедиться, что документы присутствуют и оформлены в соответствии с установленными требованиями, а также проконтролировать устранение выявленных нарушений . Обязанности Контрольная проверка корректности и своевременности архивирования документов сотрудников: учетных групп, транспортной логистики и торговых команд; Контроль над правильностью оформления архивных документов (наличие всех подписей, печатей и штампов) и полноты пакета документов; Своевременное информирования результатов проверки, обнаруженных нарушений и уведомления ответственных руководителей функций; Своевременное предоставление Отчётов статуса проверки; Как может выглядеть рабочий день Например, утром вы получаете реестр документов водителей доставки и соответствующие архивы за проверяемый период. Сначала сопоставляете количество и состав документов с реестром. Затем последовательно проверяете каждую накладную: есть ли документ в архиве, присутствуют ли необходимые подписи, печати и штампы со стороны учетной группы, водителя, склада или клиента. Если обнаруживается отсутствие документа или необходимого реквизита, фиксируете нарушение и направляете информацию ответственному руководителю. После этого контролируете, чтобы нарушение было устранено в установленный срок. В течение дня вы также можете работать с другими архивами, систематизировать документы, уточнять информацию у сотрудников учетной группы, доставки и склада и готовить архивы к дальнейшему хранению или проверке. Требования Уверенное владение компьютером и офисными программами. Умение работать с Excel, Word, электронной почтой и электронными документами. Опыт работы с первичной документацией, архивом или документооборотом будет преимуществом. Опыт работы в программе «1С:Предприятие» будет преимуществом. Умение работать с большим объемом документов и информации. Внимательность к деталям и способность замечать отсутствие документов, подписей, печатей и других обязательных реквизитов. Умение работать по установленным инструкциям, правилам и чек-листам. Организованность и аккуратность в работе с бумажными и электронными документами. Ответственность и исполнительность. Умение самостоятельно планировать работу и соблюдать установленные сроки. Способность спокойно и корректно взаимодействовать с сотрудниками разных подразделений. Готовность сообщать о выявленных нарушениях и контролировать их устранение. Кому подойдет эта работа Вакансия подойдет человеку, который: любит порядок и системность в документах; внимательно относится к деталям; умеет работать с большим объемом однотипной информации; спокойно и последовательно проверяет документы по установленным критериям; умеет находить несоответствия и фиксировать ошибки; ответственно относится к срокам; не боится напоминать коллегам о необходимости устранить выявленные нарушения; умеет взаимодействовать с сотрудниками разных подразделений; хочет развиваться в направлениях архивного дела, документооборота, внутреннего контроля и операционной поддержки. Главный результат вашей работы Главный результат работы Специалиста по архивам - полный, правильно оформленный и систематизированный архив документов, в котором все документы соответствуют реестрам и установленным требованиям, а выявленные нарушения своевременно переданы ответственным сотрудникам и устранены. Специалист по архивам помогает компании сохранять контроль над первичной документацией и снижать риск потери документов, ошибок в оформлении и проблем при внутренних и внешних проверках. Ключевые навыки Работа с первичной документацией Архивное дело Документооборот Проверка документов MS Excel MS Word Электронный документооборот Работа с большим объемом информации Внимательность к деталям Системность и аккуратность Контроль сроков Взаимодействие с подразделениями 1С:Предприятие — преимущество
Требования
Умение работать с Excel, Word, электронной почтой и электронными документами.