Секретарь

Описание

1. Делопроизводство и документооборот – Обработка корреспонденции: прием, регистрация, учет и распределение входящей/исходящей документации и e-mail сообщений. – Подготовка документов: составление писем, запросов, отчетов по поручению руководителя. – Работа на подпись: проверка правильности оформления документов, передача их на подпись директору. – Архивация: формирование дел, обеспечение их сохранности и передача в архив в установленные сроки. – Встреча гостей 2. Административно-организационная деятельность – Планирование дня: ведение графика встреч, напоминание руководителю о предстоящих событиях. – Телефонные звонки и посетители: фильтрация входящих звонков, запись на прием, встреча гостей. – Организация совещаний: бронирование переговорных, оповещение участников, подготовка повестки дня и материалов. – Контроль исполнения: отслеживание соблюдения сроков выполнения приказов, распоряжений и поручений. 3. Организация командировок – Логистика: заказ билетов, бронирование отелей. – Оформление поездок: подготовка визовых документов, составление графика поездки. – Финансы: сбор авансовых отчетов и чеков после возвращения. 4. Обеспечение приемной – Офисная техника: заказ канцелярии, воды, кофе, контроль за исправностью оргтехники в кабинете руководителя. – Деловой этикет: создание комфортной и профессиональной рабочей обстановки