Администратор проекта (проект по строительству газоочистки коксового газа, КХП)

Описание

Обязанности: Организационное и административное сопровождение Руководителя проекта и проектной команды. Организация рабочих, технических, координационных и руководящих совещаний проекта. Формирование повесток совещаний и сбор материалов от ответственных подразделений. Подготовка, оформление и рассылка протоколов совещаний. Ведение реестра поручений, контроль ответственных лиц и сроков исполнения. Регулярный мониторинг статуса выполнения поручений и подготовка информации о просроченных задачах. Своевременная эскалация Руководителю проекта поручений и вопросов, по которым нарушаются установленные сроки. Ведение единого реестра проектной документации, писем, запросов, протоколов, решений и иных управленческих документов. Контроль движения документов между Заказчиком, подрядчиками, проектировщиками и поставщиками. Регистрация входящей и исходящей проектной корреспонденции. Контроль соблюдения установленных сроков рассмотрения и предоставления ответов по документам. Организация хранения актуальных версий документов и поддержание структуры проектного архива. Подготовка сводной информации по статусу проекта для Руководителя проекта и руководства. Сбор отчетности от функциональных направлений: проектирование, строительство, поставки, планирование, бюджет, безопасность и другие блоки. Консолидация еженедельной и ежемесячной отчетности в единый отчет по проекту. Подготовка презентаций, справок, таблиц и информационных материалов для руководящих совещаний. Ведение календаря ключевых совещаний, контрольных точек, мероприятий и отчетных периодов проекта. Подготовка и рассылка официальных писем, уведомлений и запросов по поручению Руководителя проекта. Контроль предоставления ответов на официальные письма и запросы в установленные сроки. Ведение реестра ключевых решений проекта и контроль их доведения до ответственных исполнителей. Ведение реестра рисков, проблем и открытых вопросов в части административного контроля их статусов. Подготовка материалов для руководящих комитетов, статусных совещаний и встреч с подрядчиками. Контроль исполнения решений руководящих органов проекта. Обеспечение единообразия форматов отчетности, протоколов и управленческих документов. Подготовка оперативной информации по запросу Руководителя проекта и руководителей направлений. Взаимодействие с подразделениями Заказчика по вопросам административного сопровождения проекта. Обеспечение конфиденциальности проектной и управленческой информации. Выполнение иных организационных поручений Руководителя проекта и Руководителя направления в рамках администрирования проекта. Проектный документооборот; ведение реестров; подготовка протоколов и контроль поручений; организация совещаний; подготовка отчетности; деловая переписка; систематизация больших объемов информации; MS Excel, Word, PowerPoint, Outlook и системы электронного документооборота. Требования: Высшее или среднее специальное образование в области управления, экономики, строительства, делопроизводства, проектного управления либо смежных направлениях. Опыт работы не менее 3–5 лет опыта в проектном администрировании, документообороте, координации проектов или административном сопровождении крупных строительных/промышленных объектов. Желателен опыт работы в проектном офисе, на стороне Заказчика или EPC/EPCM-подрядчика. Знание принципов администрирования строительных и инвестиционных проектов, проектного документооборота, подготовки протоколов и отчетности. Уверенное владение MS Office, особенно Excel, Word и PowerPoint. Русский — свободное владение. Казахский — желательно. Английский — желательно для работы с международными подрядчиками и документацией. Китайский язык — преимущество.