Офис-менеджер

Описание

Приглашаем в нашу команду ответственного, организованного и инициативного офис-менеджера, который обеспечит комфортную работу офиса, административную поддержку сотрудников и руководства, а также порядок в документообороте компании. Нам нужен человек, который умеет держать под контролем множество задач, внимателен к деталям, любит порядок и способен самостоятельно организовывать рабочие процессы. Обязанности: 1. Организация и административное обеспечение офиса Обеспечение ежедневной бесперебойной работы офиса и поддержание порядка. Заказ и контроль наличия канцелярских, хозяйственных товаров, питьевой воды и других офисных принадлежностей. Контроль офисных расходов, ведение журнала учёта и бюджета административных затрат. Обеспечение исправной работы оргтехники, организация печати, сканирования и копирования документов. Контроль наличия расходных материалов и организация обслуживания офисного оборудования, включая кофемашину. Организация корпоративной связи: мобильные номера, SIM-карты, взаимодействие с операторами связи. 2. Документационное сопровождение и делопроизводство Приём, регистрация, обработка и распределение входящей и исходящей корреспонденции. Подготовка, оформление и регистрация писем, приказов и иных документов по основной (производственной) деятельности компании. Ведение и учёт документации по основной деятельности. Формирование, ведение и контроль номенклатуры дел компании. Подготовка документов к подписанию руководителем, организация подписания и контроль возврата документов. Организация ознакомления сотрудников с приказами и внутренними документами под подпись. Подписание производственных писем, адресованных АО «Qarmet». Подготовка и отправка официальных писем, документов и корреспонденции. 3. Взаимодействие с сотрудниками, гостями и партнёрами Встреча и сопровождение гостей, клиентов, подрядчиков и представителей организаций. Приём телефонных звонков и обработка входящих запросов. Административная поддержка сотрудников и решение текущих организационных вопросов. Организация корпоративных мероприятий и внутренних активностей компании. 4. Организационная поддержка руководства Ведение календаря руководителя, планирование и организация встреч и переговоров. Организация совещаний, подготовка необходимых материалов и ведение протоколов. Подготовка справок, служебных записок и информационных материалов по запросу руководства. Бронирование авиабилетов, гостиниц, организация командировок и транспортного обеспечения. Требования к кандидату: Опыт работы офис-менеджером, административным специалистом или специалистом по делопроизводству от 1 года (желательно). Знание основ делопроизводства и документооборота. Уверенное владение MS Office (Word, Excel, Outlook). Грамотная устная и письменная речь. Навыки деловой переписки и телефонного общения. Высокий уровень организованности, внимательность и ответственность. Умение работать с несколькими задачами одновременно, расставлять приоритеты и соблюдать сроки. Коммуникабельность, тактичность, инициативность и ориентация на результат. Мы предлагаем: Работу в стабильной компании. Официальное трудоустройство в соответствии с трудовым законодательством РК. Своевременную выплату заработной платы. Комфортные условия работы в офисе. Профессиональное развитие и возможность совершенствовать административные и организационные навыки. Дружный коллектив и взаимодействие с руководством компании. Если вы любите порядок, умеете организовывать процессы и хотите стать важной частью команды — будем рады видеть вас среди наших кандидатов! ​​​​​​​