Главный специалист Административного отдела
Описание
Обязанности: – осуществляет контроль сохранности материально-технических ценностей; – подготавливает необходимые документы для заключения договоров на оказание услуг; – своевременно и качественно выполняет решение Правления и поручения начальника отдела; – осуществляет прием, хранение и отпуск товарно-материальных ценностей (далее - ТМЦ), их размещение с учетом наиболее рационального использования площадей, облегчения и ускорения поиска необходимых материалов; – обеспечивает сохранность складируемых товарно-материальных ценностей, соблюдение режимов хранения, правил оформления и сдачи приходно-расходных документов; – обеспечивает подразделения Филиала мебелью, хозяйственным инвентарем, визитками, печатями, штампами и другими, необходимыми для работы Филиала товарами, а также осуществляет наблюдение за их сохранностью и учетом, согласно ВНД Банка; – контролирует техническое состояние систем освещения, отопления, кондиционирования и вентиляции, канализации, холодильного оборудования, и рациональное расходование их потребления; – ведет учет и отчетность о приобретении и расходовании канцелярских товаров, хозяйственных материалов и прочих товарно-материальных ценностей; – соблюдает ведение учета складских операций, установленной отчетности; – осуществляет работу по инвентаризации товарно-материальных ценностей, находящихся на складе; – проводит ежемесячную проверку данных складского учета и отчетности с данными бухгалтерского учета; – представляет документы в подразделения бухгалтерского учета и отчетности Банка для списания денег со счетов, открытых для закупки ТМЦ; – организовывает проведение погрузочно-разгрузочных работ на складе с соблюдением норм, правил и инструкций по охране труда; – вводит информацию по договорам и контрагенту (поставщику услуг, товаров) в систему «1-С Бухгалтерия» по договорам, заключаемым отделом, связанным с хозяйственной деятельностью; – сканирует первичные документы (договор, счет, счет-фактура, акт выполненных работ, накладная и пр.) по договорам, заключаемым филиалом, связанным с хозяйственной деятельностью; – оформляет заявки в Базе Данных «База Договоров» (далее База Договоров) для оплаты и отражения на счетах бухгалтерского учета, закрытия дебиторской задолженности с вложением сканированных копий первичных документов с визой директора с указанием статьи расходов, предварительно согласованным с Финансовым блоком; – получает оригиналы первичных документов от поставщиков товаров и услуг и вводит номенклатуры полученного товара в «1-С Бухгалтерия» по договорам, заключаемым отделом, связанным с хозяйственной деятельностью; – передает оригиналы первичных документов (договор, счет, счет-фактура, акт выполненных работ, накладная и пр.) начальнику отдела филиала для осуществления контроля и отправки в ГБ по договорам, связанным с хозяйственной деятельностью; – по учету ТМЗ – оформляет требования на списание со склада в «1-С Бухгалтерия», подписывает в установленном порядке и направляет в форме заявки по Базе договоров в Головной банк; – осуществляет организацию и подготовку проектов договоров на аренду помещений Банка, в том числе под банкоматы и информационно-платежные терминалы; – участвует в работе рабочей комиссии по приобретению в собственность Банка или аренду зданий и помещений; – совместно с Отделом поддержки карточных и платежных сервисов, осуществляет работу по обсуждению вопросов по заключению договора аренды помещений под банкоматы и информационно-платежные терминалы; – осуществляет контроль за соответствием предъявленных к оплате счетов за аренду зданий и помещений, в том числе под банкоматы и информационно-платежные терминалы; – запрашивает, собирает документы от собственника помещения, проводит необходимые процедуры по проверке потенциального арендодателя на заключение договора с указанием площади помещения, размера арендной платы, срока действия и прочих условий. При заключении договора по аренде помещений под банкоматы и информационно-платежные терминалы на запрос, сбор и проверка документов осуществляется только посте предоставления служебной записки от Розничного бизнеса\Блока карточного и платежного бизнеса; – заключает договора аренды помещения под банкоматы и информационно-платежные терминалы, с обязательным согласованием договора с ответственным руководителем/ работником со стороны Розничного бизнеса\Блока карточного и платежного бизнеса; – осуществляет переподписание, пролонгацию и расторжение действующих договоров аренды помещения под банкоматы и информационно-платежные терминалы и подписание дополнительных соглашений к ним, в случае изменения срока, изъятия оборудования и других мер, предусматривающих изменения действующих условий заключенного договора с владельцем помещения (по предоставлению информации со стороны Розничного бизнеса\Блока карточного и платежного бизнеса); – осуществляет контроль за своевременной оплатой счетов, выставленных за аренду здания (помещения), в том числе под банкоматы и информационно-платежные терминалы, получением всех необходимых документов для предоставления в подразделение бухгалтерского учета и отчетности; – проводит экспертизу по документации, представляемой организациями на аренду зданий и помещений Банка в целях снижения затрат; – участвует в комиссии по приемке в аренду зданий, помещений, складов; – выполняет иные поручения начальнику отдела; – замещает начальника отдела в случае его отсутствия; – предоставляет информацию о корпоративных событиях Банка и иную информацию, подлежащую раскрытию согласно требованиям законодательства Республики Казахстан и внутренним правилам АО «Казахстанская фондовая биржа», подразделению, уполномоченному на размещение соответствующей информации на Интернет-ресурсах АО «Казахстанская фондовая биржа» и Депозитария финансовой отчетности. – соблюдает процедуры по внутреннему контролю и управлению комплаенс рисками в соответствии с требованиями ВНД Банка и законодательства Республики Казахстан; – своевременное предоставление в ответственные подразделения информацию о выявленных нарушениях и недостатках (недостатках, событиях, сделках и других нарушениях), а также о результатах принятых решений или мер по их устранению; – исполняет требования законодательства РК, ВНД Банка, направленных на выявление, минимизацию (исключение) коррупционных проявлений при исполнении должностных обязанностей; – исключает ситуации, связанные с возникновением конфликта интересов, при исполнении должностных обязанностей; – изучает и неукоснительно исполняет требования законодательства Республики Казахстан в целях противодействия легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма, Правил внутреннего контроля в целях противодействия легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма, ВНД Банка и иных документов Банка, регламентирующих процедуры в области противодействия легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма; – обеспечивает сохранность сведений и защиту информации, ставших известными в процессе деятельности по выполнению правил и реализации внутреннего контроля в Банке, в целях противодействия легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма. – оказывает содействие курирующему руководителю в осуществлении контроля по соблюдению Отделом, в котором работает риск-координатор, политики и процедур по управлению операционным риском; – координирует вопросы обучения и обеспечения осведомленности работников Отдела, в котором работает риск-координатор, о требованиях политики, правил и процедур по управлению операционным риском; – обеспечивает надлежащее функционирование системы управления операционными рисками в процессе своей деятельности, с целью недопущения и/или минимизации операционных рисков; – обеспечивает полный и своевременный сбор и представление информации о событиях операционного риска в Модуле управления операционными рисками, размещенном на внутреннем портале Банка, в рамках Отдела, в котором работает риск-координатор; – осуществляет подготовку и своевременное направление ответов на запросы от подразделения по управлению операционными рисками в рамках Подразделения. Требования: – имеющее высшее образование, а также опыт административно- хозяйственной работы не менее года; – соответствующий уровень квалификации для качественного исполнения должностных обязанностей; – чувством ответственности, быть инициативным, исполнительным, коммуникабельным, вежливым. Условия: – Возможность стать частью профессиональной дружной команды; – Достойный уровень заработной платы; – 5 бонусных отпускных дней в подарок. В итоге ежегодный оплачиваемый отпуск составит 29 календарных дней.
Требования
имеющее высшее образование, а также опыт административно- хозяйственной работы не менее года; – соответствующий уровень квалификации для качественного исполнения должностных обязанностей; – чувством ответственности, быть инициативным, исполнительным, коммуникабельным, вежливым
Условия
Возможность стать частью профессиональной дружной команды; – Достойный уровень заработной платы; – 5 бонусных отпускных дней в подарок. В итоге ежегодный оплачиваемый отпуск составит 29 календарных дней