Офис-Администратор Департамента продаж и маркетинга/Сату және маркетинг департамент администраторы

Описание

Жұмыс талаптары: 1) Қазақ, орыс, және ағылшын тілін білу 2) Жоғары, орта техникалық немесе орта арнаулы білім. 3) Мамандығы бойынша кемінде 1-2 жыл жұмыс тәжірибесінің болуы; 4) Қонақүйде жұмыс тәжірибесінің болуы артықшылық болып табылады.Міндеттері: - Корпоративтік клиенттермен жасалған шарттар тізілімін жүргізу және жаңарту, шарттарды келісу, қол қою және ұзарту мерзімдерін бақылау. - Сату бөлімінің шарттарын, шоттарын, орындалған жұмыстар актілерін және басқа да құжаттарын дайындау, рәсімдеу, тіркеу және мұрағаттау. - Корпоративтік клиенттерге шоттардың уақтылы ұсынылуын және төлемдердің түсуін бақылау. - Дебиторлық берешекке күнделікті өз бетінше мониторинг жүргізу, мерзімі өткен шоттарды анықтау және төлем мерзімдерін бақылау. - Төлем туралы еске салу, төлем мәртебесін нақтылау және берешекті өтеудің жоспарланған күндері туралы ақпарат алу мақсатында корпоративтік клиенттермен телефон және электрондық пошта арқылы тікелей байланысу. - Келісілген мерзімде төлем түспеген жағдайда клиенттермен қайта байланысу және жүргізілген коммуникация нәтижелерін тіркеу. - Күнделікті жұмыс барысы туралы ақпаратты, сондай-ақ апталық және айлық есептерді дайындау. - Қаржы бөлімімен және бухгалтериямен өзара әрекеттесе отырып, ақшалай қаражаттың түсуін растау және өзара есеп айырысуларды салыстыру. - Қол қойылған шарттардың, құжаттардың түпнұсқаларының және қажетті қосымшалардың болуын бақылау. - Мерзімі едәуір өтіп кеткен берешек, даулы берешек және басқа да проблемалық жағдайлар туралы басшыны уақтылы хабардар ету. - Сату бөлімінің электрондық және қағаз құжат айналымын ұйымдастыру, құжаттардың дұрыс сақталуын және қолжетімді болуын қамтамасыз ету. - Департамент қызметкерлеріне міндетті оқыту бағдарламаларынан өтуге және әкімшілік тапсырмаларды орындауға көмектесу. Требования: 1) Знание казахского, русского и английского языков 2) Высшее, среднее техническое или среднее специальное образование в области делопроизводства, экономики, финансов, менеджмента, гостиничного бизнеса или смежных областях. 3) Наличие стажа работы по специальности не менее 1-2-x лет; 4) Опыт работы в гостинице приветствуется. Ведение и обновление реестра договоров с корпоративными клиентами, контроль сроков согласования, подписания и продления договоров. - Подготовка, оформление, регистрация и архивирование договоров, счетов, актов и других документов отдела продаж. - Контроль своевременного выставления счетов и поступления оплат от корпоративных клиентов. - Самостоятельный ежедневный мониторинг дебиторской задолженности, выявление просроченных счетов и контроль сроков оплаты. - Прямое взаимодействие с корпоративными клиентами по телефону и электронной почте для напоминания об оплате, уточнения статуса платежей и получения информации о планируемых датах погашения задолженности. - Повторное обращение к клиентам при непоступлении оплаты в согласованный срок и документирование результатов коммуникации. - Подготовка ежедневных рабочих обновлений, еженедельных и ежемесячных отчетов. - Контроль наличия подписанных договоров, оригиналов документов и необходимых приложений. - Своевременное информирование руководителя о существенной просрочке, спорных задолженностях и других проблемных ситуациях. - Организация электронного и бумажного документооборота отдела продаж, обеспечение правильного хранения и доступности документов. - Помощь сотрудникам департамента в прохождении обязательных тренингов и выполнении административных задач.