Администратор офиса

Описание

Обязанности: ​​​​​1. Работа с сотрудниками 1.1. Осуществлять взаимодействие с сотрудниками по вопросам обеспечения специальной одеждой, обувью и средствами индивидуальной защиты (СИЗ). 1.2. Принимать и обрабатывать заявки сотрудников на получение спецодежды, в том числе изделий нестандартных размеров и индивидуального пошива. 1.3. Выявлять сотрудников, не получивших спецодежду, обувь или отдельные элементы комплектов, и связываться с ними для уточнения причин неполучения. 1.4. Вести учет сотрудников, нуждающихся в дополнительной выдаче, замене или индивидуальном изготовлении спецодежды. 1.5. Консультировать сотрудников по вопросам сроков изготовления, готовности и получения заказанной спецодежды. 2. Снятие мерок и оформление индивидуальных заказов 2.1. Проводить снятие индивидуальных мерок с сотрудников для изготовления спецодежды нестандартных размеров. 2.2. Фиксировать результаты замеров в установленных формах учета, обеспечивая точность и полноту внесенных данных. 2.3. Уточнять с сотрудниками особенности посадки изделий, необходимые корректировки и индивидуальные требования к спецодежде. 2.4. Формировать заявки на изготовление нестандартной и индивидуальной спецодежды и передавать их в швейное производство. 2.5. Проверять полноту и корректность информации в заявках: Ф. И. О. сотрудника, подразделение, вид изделия, размеры, результаты замеров, количество и особые требования. 2.6. Взаимодействовать с производством по вопросам принятия заявок, сроков изготовления, внесения корректировок и устранения выявленных несоответствий. 3. Работа в программе 1С 3.1. Вести учет выдачи, получения и движения спецодежды, обуви и СИЗ в программе 1С в пределах предоставленных полномочий. 3.2. Вносить и актуализировать сведения о сотрудниках, заявках, размерах, заказах и выдаче спецодежды. 3.3. Контролировать корректность отражения операций в 1С и своевременно выявлять расхождения между фактическими данными и данными системы. 3.4. Формировать необходимые отчеты по заявкам, выдаче, остаткам, задолженности по обеспечению сотрудников и индивидуальным заказам. 3.5. Обеспечивать своевременное внесение информации о выполнении заявок и фактическом получении спецодежды сотрудниками. 4. Контроль исполнения заявок 4.1. Отслеживать статус заявок на изготовление и получение спецодежды от момента оформления до фактической выдачи сотруднику. 4.2. Поддерживать актуальный список сотрудников, не обеспеченных спецодеждой, с указанием причин и текущего статуса решения вопроса. 4.3. Взаимодействовать со складом, отделом снабжения, логистикой и швейным производством по вопросам наличия, комплектации, изготовления и выдачи заказов. 4.4. Проверять соответствие готовых изделий заявленным размерам и индивидуальным меркам в пределах своих должностных полномочий. 4.5. Информировать непосредственного руководителя о задержках изготовления, нехватке изделий, повторных обращениях сотрудников и иных проблемах, препятствующих своевременному обеспечению спецодеждой. 4.6. Контролировать своевременное устранение замечаний по индивидуальным заказам и повторному изготовлению изделий при выявлении несоответствий. 5. Отчетность и документооборот 5.1. Вести установленную документацию по заявкам, замерам, индивидуальному пошиву, выдаче и неполученной спецодежде. 5.2. Подготавливать периодические отчеты о количестве обслуженных сотрудников, оформленных заявок, выполненных заказов и нерешенных вопросов. 5.3. Обеспечивать сохранность документов и конфиденциальность персональных данных сотрудников аэропорта. 5.4. Соблюдать установленные процедуры учета, согласования заявок и передачи информации между ЦОР и подразделениями ТОО «Tigin Industry». Требования: ​​​​​​Высшее образование Знание 1С Знание казахского, русского языков